Se hai mai partecipato a una carrera di biciclette da montagna (MTB), sicuramente ti sei concentrato sul percorso, sui rivali e sul migliorare i tuoi tempi. Tuttavia, probabilmente non ti sei accorto della quantità di dettagli che gli organizzatori hanno pianificato con mesi di anticipo. Senza questo lavoro minuzioso, molte competizioni avrebbero serie difficoltà ad andare avanti. Infatti, è possibile che alcuni partecipanti decidano di non tornare e che la gara scompaia dal calendario.
Organizzare una competizione di MTB non è un compito semplice. Richiede molto più che tracciare un percorso interessante: dalla scelta della data giusta alla gestione della copertura sanitaria, passando per la richiesta dei permessi necessari. Questo sforzo è paragonabile a quello necessario per organizzare eventi di biciclette da strada, dove anche la logistica è fondamentale per garantire la sicurezza e la soddisfazione di tutti i partecipanti.
>>> Quali assicurazioni sono necessarie per organizzare una gara di MTB?
Oggi ci concentreremo su alcuni compiti che non sono così evidenti, ma che risultano indispensabili affinché tutto fili liscio.
1. Non tutti possono fare la stessa cosa
Quante persone partecipano all'organizzazione della carrera? E tutti sanno cosa devono fare? Delimitare le funzioni che ogni membro del comitato organizzatore di un evento di questo tipo deve svolgere è fondamentale per evitare conflitti e sfruttare al massimo ciò che ognuno sa fare meglio. La suddivisione dei compiti deve essere fatta in base all'esperienza che ogni persona ha nell'organizzazione di gare di questo tipo, al suo tempo o, nel caso di chi cerca sponsor, alla sua conoscenza delle aziende a cui rivolgersi. Concordare questa distribuzione dei compiti eviterà che alcuni si intromettano nel lavoro degli altri e molti malintesi.
2. Non organizzare una gara di cui nessuno parla
Che la tua carrera di MTB compaia nel maggior numero di mezzi di comunicazione e abbia presenza su Internet dipende, in gran parte, da te. Fai conoscere l'evento con sufficiente anticipo per promuovere le iscrizioni e convincere gli sponsor a puntare sul tuo carrera. Dovresti preparare un elenco di media (stampa, radio e televisioni locali, regionali o nazionali), siti web specializzati e forum di ciclismo. Prepara un comunicato stampa e invialo. È inoltre positivo convocare una conferenza stampa con qualche giorno di anticipo. Prepara la diffusione dei risultati, che puoi inviare alla stessa lista di media, siti web e forum il giorno stesso della competizione. Anche se ci sono molte categorie, assicurati che siano leggibili e facili da comprendere. I tuoi sponsor apprezzeranno enormemente che il loro investimento nel tuo evento abbia risonanza.
3. Il biker è al centro dell'esperienza
Serve a poco azzeccare la data, scegliere un luogo unico e preparare il percorso perfetto per la competizione se il partecipante non resta soddisfatto dell’carrera. In un calendario in cui è raro il fine settimana senza una carrera, la differenza tra una competizione ben valutata e un'altra che passa inosservata può stare nei dettagli.
Assicurati che i partecipanti abbiano spogliatoi abbastanza ampi e puliti, che abbiano spazio per occuparsi della propria bicicletta o che ci sia un luogo dove familiari e amici possano seguire almeno un tratto della competizione da un posto comodo. Un buon esempio di qualcosa a cui i partecipanti prestano molta più attenzione di quanto si pensi è la borsa del corridore. Preoccupati che sia generosa e completa (i tuoi sponsor potranno aiutarti offrendo qualche regalo o prodotto campione).
4. Presta attenzione all’alloggio
Sono sempre di più gli amanti del ciclismo, soprattutto amatori, che si spostano per centinaia di chilometri per partecipare a una carrera MTB perché la vivono come una fuga sportiva in cui, addirittura, li accompagna tutta la famiglia. Per facilitare le cose mettiti nei loro panni e pensa alle esigenze di alloggio che questo può comportare. Puoi parlare con hotel e pensioni della zona, presentare loro la tua carrera e negoziare sconti e prezzi speciali per gli iscritti e le loro famiglie. Inoltre, tieni presente che molti biker si sposteranno in auto per predisporre spazi dove possano parcheggiare i veicoli il giorno della gara.
